POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN

Objetivo:

Esta política tiene como fin, evitar prácticas corruptas en cada una de las acciones relacionadas con el objeto social.

Alcance:

Esta política es aplicable a todos los trabajadores de Grupo CICADEHP S.C. independientemente de su ubicación geográfica y nivel jerárquico, así como a las terceras partes interesadas y relacionadas con Grupo CICADEHP S.C.

Definiciones y Terminología

Para este glosario nos basamos en las definiciones que da la ISO 37001:2016

Soborno: Oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directa o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de sus obligaciones.

Pagos de Facilitación: Son pagos efectuados para agilizar o asegurar el cumplimiento por parte de un funcionario público de cualquier acto de carácter rutinario que forma parte de las responsabilidades propias de un funcionario público.  Por ejemplo: la emisión de permisos, licencias, los trámites inherentes.

Funcionario público: Toda persona que ocupe un cargo público o ejerza una función pública, ya sea legislativo, administrativo o judicial, por designación, elección o como sucesor, incluso para un organismo o una empresa públicos, o cualquier funcionario o agente de una organización pública local o internacional, o cualquier candidato a un cargo público.

Socio de negocios:

Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. Incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, «alianza empresarial», socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

Conflicto de Interés:  Situación donde los intereses de negocios, financieros, familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de valor del personal, en el desempeño de sus obligaciones hacia la organización.

Cortesías: Por cortesía se entiende de manera enunciativa, más no limitativa: regalos, favores, obsequios, artículos promocionales, alimentos, prestamos, servicios, viajes, boletos para eventos de entretenimiento, entre otros y relacionados con la promoción y venta de servicios de la empresa.

Introducción

1. Para la consolidación de una cultura ética y de cumplimiento en la organización un pilar importante es la posición y acciones que Grupo CICADEHP, S.C. emprende contra los actos o posibles actos de soborno.

2. Grupo CICADEHP, S.C. tiene relación con funcionarios públicos para la ejecución de los servicios, actuando en representación de nuestros Clientes. Por ello, es relevante que cada uno de los colaboradores seamos conscientes del impacto que un acto o la mera intención de un acto de corrupción tiene

Principios

3. Todo integrante de Grupo CICADEHP, S.C. deberá cumplir con todas las leyes aplicables, estatutarias, regulatorias y códigos particularmente los relacionados con la legislación de anticorrupción y soborno.

4. Fortalecer la cultura ética, de cumplimiento e integridad a través de las acciones contra la Corrupción.

5. Contar con mecanismos de denuncia que nos permitan identificar y actuar oportunamente ante algún indicio de conducta contraria a esta política.

6. Proporcionar información y formación oportuna y actual a los trabajadores, directivos y proveedores. Todo integrante de Grupo CICADEHP, S.C., proveedor o consultor asociado deberá acreditar que ha revisado y comprendido esta política y ha recibido capacitación al respecto.

7. Grupo CICADEHP, S.C. promueve la denuncia de actos ilegales ante las autoridades correspondientes, así como la cooperación con las mismas en caso de investigaciones o juicios relacionados con actos de corrupción.

Lineamientos Generales 

8. Los colaboradores, consultores asociados y proveedores de Grupo CICADEHP, S.C., tienen prohibido dar, prometer u ofrecer directa o indirectamente sobornos a cualquier funcionario o servidor público. Asimismo, tienen prohibido solicitar, sugerir o recibir sobornos de cualquier persona relacionada con las actividades del objeto social de la empresa.
9. Queda estrictamente prohibido a todos los colaboradores realizar cualquier intención de influenciar, comprometer o realizar pago alguno para lograr un propósito no ético.
10. Todo gasto realizado a nombre de Grupo CICADEHP, S.C. debe estar relacionado con las actividades propias de su objeto social y los contratos de servicios profesionales celebrados, cumpliendo con los requisitos fiscales y legales aplicables en materia de; impuestos, derechos, multas y recargos, única y exclusivamente.
11. Queda prohibido a cualquier colaborador de Grupo CICADEHP, S.C. independientemente del puesto o nivel jerárquico, recibir cualquier fondo, activo, comisión o cualquier tipo de pago, ya sea en efectivo, transferencia o en especie, que pueda influenciar en una decisión comercial o trámite gubernamental y sin ninguna justificación o comprobante legal.
12. Todo trabajador de Grupo CICADEHP, S.C., o parte interesada, tiene la obligación de actuar con honestidad y ética, procurando siempre la protección de los intereses de la empresa. Por lo que todos y cada uno de nosotros, debemos evitar situaciones que pudieran significar un conflicto entre intereses personales y los de la empresa.
13. Todo colaborador está obligado a cumplir y hacer cumplir esta política a socios de negocio, relacionados con la ejecución de sus actividades, además de garantizar la relación formal de trabajo mediante contrato y el cumplimiento de requisitos.

 Cortesías, Obsequios, viajes y entretenimiento

14. Los únicos obsequios que los trabajadores de Grupo CICADEHP S.C. tienen permitido otorgar a terceros, consisten en los siguientes artículos promocionales. Además, para ello deberán ajustarse siempre a las políticas de obsequios del tercero:

• Plumas con logo y marca de la empresa.
• Calendarios de la Asociación de Pintores con la Boca y con el Pie (APBP).

15. Los colaboradores de Grupo CICADEHP S.C. tienen prohibido solicitar obsequios, entretenimiento, viajes o gratificaciones para uso personal o comercial por parte de socios de negocio. También tienen prohibido recibir regalos de un monto mayor a $1,000.00.  Cualquier duda al respecto por parte de quien recibe, puede dirigir sus dudas al correo de.etica@cicadehp.com

16. Los puntos 14 y 15, deberá quedar debidamente documentado y autorizado. Cualquier obsequio distinto a los antes mencionados será considerado como inapropiado.

Donaciones o Patrocinios

17. Todo pago por concepto de donativo deberá sustentarse con una debida diligencia que garantice que no existe ninguna conexión cercana entre la organización sin ánimo de lucro que recibirá la donación, sus fundadores, los miembros de la Dirección, con alguna organización con la que mantienen relaciones comerciales, un organismo regulador o una institución estatal, así mismo deberá demostrarse su legalidad.

18. Grupo CICADEHP S.C. deberá implementar los controles necesarios para asegurarse que los fondos donados van a ser destinados al propósito último para el cual fueron solicitados.
    

Pago de derecho, multas y recargos 

19. Todo pago por concepto de derechos, multas y recargos, que se realice a nombre y representación de cualquier socio de negocio, deberá contar con autorización por escrito de las personas facultadas para ello, de acuerdo con los lineamientos generales de operación. Es responsabilidad del colaborador de Grupo CICADEHP, S.C. solicitar la autorización de su jefe inmediato y cumplir con los requisitos fiscales y legales aplicables en la materia de que se trate.
    

Pagos de Facilitación  

20. Queda prohibido a cualquier colaborador de Grupo CICADEHP, S.C. independientemente del puesto o nivel jerárquico, realizar pagos de facilitación para llevar a cabo los servicios o las actividades normales de la empresa. Es importante entender que los pagos de facilitación constituyen soborno, y aunque alguna ley o costumbre pudiera permitirlo, la organización no los acepta.

Contribuciones políticas.

21. El artículo 401 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales prohíbe explícitamente que las organizaciones realicen aportaciones a partidos políticos o sus candidatos.
22. Grupo CICADEHP, S.C. en concordancia con la Ley, prohíbe las contribuciones políticas indirectas por parte de la organización a través de sus colaboradores o directivos.

Actividades profesionales fuera de la organización

23. Se prohíbe que los colaboradores acepten otros encargos que puedan presumir algún conflicto de intereses con la organización. En caso de tener alguna duda respecto de si una actividad está permitida, el colaborador deberá consultar el tema con su superior inmediato o en su caso con el oficial de cumplimiento de la organización, a fin de poder evaluar la situación y mitigar cualquier posible conflicto de intereses.

Red Flags.

• Se consideran banderas rojas o Red Flags, a los hallazgos que ponen en riesgo la relación comercial y que comprenden los siguientes:
• Tener reputación de pagar sobornos a las autoridades.
• Ser una empresa controlada al 100% por un servidor o funcionario público.
• Realizar pagos/ apoyos a partidos políticos o funcionarios de Gobierno.
• Emplear servidores públicos activos.
• Tener relación o vínculo familiar con funcionarios públicos que lleven a cabo operaciones fraudulentas.
• Solicitar pagos en efectivo.
• Solicitar pagos a través de un tercero, sin relación con la empresa.
• Solicitar pagos en otro país.
• Tener precios mucho más altos que el mercado.
• No tener la capacidad para dar el servicio prometido.
• Ser recomendado por un funcionario público.
• Negarse a la posibilidad de auditarle.
• Tener antecedentes de incidentes previos de incumplimiento o corrupción.
• Realizar pagos o comisiones para cerrar una transacción.
• Realizar trámites y gestiones con cédulas o títulos profesionales de otras personas.
• Negarse a proporcionar documentación de gastos o detalles de facturas relacionadas con el servicio.

25. La existencia de una bandera roja no constituye en sí la comisión de una infracción, pero será determinante para Grupo CICADEHP, S.C. para concretar una relación comercial. Cabe mencionar que la existencia de una bandera roja será motivo de una evaluación del riesgo y en caso de asumirse, Grupo CICADEHP, S.C. deberá documentarlo y establecer y materializar los mecanismos de control que nos permitan mitigarlo.

26. Todo socio de negocio de Grupo CICADEHP, S.C. deberá certificar por escrito, el conocimiento, acuerdo o adhesión a esta política.

Conflicto de interés

27. Se entiende por conflicto de interés aquellas situaciones en las que el juicio de una persona y la integridad de sus acciones, tienden a estar influenciadas por un interés secundario, el cual frecuentemente es de tipo económico o personal. Se incurre en dicha situación cuando en vez de cumplir con lo debido, una persona podría guiar sus decisiones o actuar en beneficio propio o de un tercero.

28. En algunos países y legislaciones el Conflicto de Interés es considerado un acto de soborno entre particulares. Por ello es importante contemplarlo en esta política.

Situaciones que pueden desencadenar un conflicto de interés y deben evitarse

29. Ser partícipe de cualquier negocio o actividad que, directa o indirectamente, compita o interfiera con actividades propias de Grupo CICADEHP, S.C.
30. Representar a la empresa en relaciones comerciales en las que pudiera tener algún interés personal, directo o indirecto, a expensas de la empresa.
31. Que nuestro nivel de influencia o puesto de trabajo dentro de la empresa sea utilizado para obtener beneficios personales, incluyendo a miembros de nuestra familia o terceras personas.
32. Recibir o entregar obsequios, beneficios o favores que condicionen la relación comercial de la empresa con terceros.
33. Dejar sin declarar cualquier interés financiero o no financiero que puede entrar en conflicto con su función dentro de la empresa.
34. Dejar de comunicar por escrito a su jefe inmediato eventos en los que considera que existen intereses personales que pueden influir en su desempeño en el trabajo.
35. Omitir comunicar al director general cualquier transacción con empresas que tengan un vínculo personal.
36. Involucrarse en inversiones personales relacionadas con la compra de materiales o servicios para la empresa, cuando se trata de trabajadores que tienen influencia en este proceso.
37. Utilizar las instalaciones, cualquier activo, o disponer del personal de la compañía para fines particulares, salvo expresa autorización de la Dirección de la empresa.

Capacitación.

38. A fin de reforzar una cultura antisoborno, y prevenir actos de corrupción el Comité de Ética CICADEHP y Oficial de Cumplimiento, garantizarán que se imparta capacitación por lo menos una vez al año sobre temas relacionados con la presente política y la sensibilización al comportamiento ético.

Canal de Denuncias (Línea Ética)

39. Grupo CICADEHP, S.C. ha establecido un canal adecuado para comunicar inquietudes, incidentes e incumplimientos de este, de la legalidad vigente y restante normativa interna que resulte de aplicación, denominado Línea Ética:

• https://linea.sistemadire.com/LineaDenuncia/Cliente/045004AC04F10633045004AC06050495.

40. En caso de conocimiento de incumplimiento de la presente política se debe activar la Línea Ética con el fin de denunciar situaciones violatorias a esta política
41. Los autores de las denuncias serán protegidos de cualquier potencial represalia, sin prejuicio de las obligaciones legales y de protección referidos a los derechos de las empresas o a los terceros.
42. La persona que se encuentre en situación de conflicto con los principios de la presente Política está obligada a informar al respecto y proceder a la oportuna comunicación.

El proceso para usar la línea ética es el siguiente:

• Paso 1. Ingresa a la línea de denuncia
• Paso 2. Identifica qué tipo de denuncia quieres hacer según las tres categorías de “procesos”, “personas” o “corrupción”
• Paso 3. Selecciona el subtema
• Paso 4. Describe los hechos
• Paso 5. Responde a las preguntas solicitadas
• Paso 6. Sube las evidencias
• Paso 7. Envía la denuncia
• Paso 8. La plataforma creará un número de folio, el cual debes guardar para poder posteriormente entrar a revisar el estatus de tu denuncia
• Paso 9. Espera la respuesta del Comité de Ética, quien deberá de responder a través de la plataforma en no más de 90 días hábiles

Medidas disciplinarias y sanciones

43. Los integrantes del Gobierno Corporativo están obligados a cumplir y hacer cumplir esta política, así mismo se comprometen a evitar cualquier acto de corrupción y en caso de incumplimiento, serán sancionados de acuerdo con los estatutos de la empresa.
44. El incumplimiento a esta Política tendrá como resultado que la empresa proceda conforme a las leyes, reglamentos, convenios, contratos, vigentes y aplicables.
45. Grupo CICADEHP puede implementar cualquiera de las medidas siguientes de forma interna, sin ser limitativas y de acuerdo con el caso concreto de incumplimiento que se haya presentado:

• Amonestación Verbal.
• Amonestación por Escrito.
• Acta Administrativa.
• Rescisión del Contrato laboral

46. Independientemente de la sanción, Grupo CICADEHP S.C. tiene el compromiso de realizar un análisis de la causa-raíz, para determinar acciones correctivas, preventivas y aprendizajes.

Si alguna vez no sabes qué hacer…

• Pregúntate lo siguiente…
• ¿Es legal?
• ¿Cumple con nuestras políticas?
• ¿Refleja la cultura organizacional de Grupo CICADEHP, S.C.?
• ¿Respeta a los colaboradores, socios, accionistas, clientes, proveedores, comunidades y al planeta?

47. Si la respuesta a cualquiera de ellas es “NO”, ¡NO LO HAGAS! Si todavía no estás seguro, consulta con tu superior jerárquico, con el Comité de Ética de.etica@cicadehp.com, Oficial de cumplimiento o directamente en la Línea Ética:

Protección al denunciante

48. Los denunciantes tienen el derecho a ser protegidos y no deben enfrentar consecuencias negativas por sus denuncias o colaboraciones en investigaciones ya que son defensores de la cultura de cumplimiento en la organización. Queda estrictamente prohibido en Grupo CICADEHP, S.C. ejercer represalias sobre los empleados de cualquier nivel jerárquico, así como con clientes y proveedores que hayan denunciado acciones contrarias a la cultura de cumplimiento.
49. Es responsabilidad de las personas encargadas de las investigaciones y cualquier otra persona que pudiera conocer los casos, mantener en máxima secrecía a información de las denuncias.
50. Todos los datos personales de los denunciantes serán protegidos por Grupo CICADEHP, S.C. Además, deberán ser reservados y sólo se divulgará según la necesidad de la denuncia.
51. Queda prohibido para los Accionistas, Directivos, Mandos medios y Trabajadores en general, incurrir en actos de represalia expresa o sutil; física, verbal, laboral, discriminatoria o de cualquier índole contra trabajadores, clientes o proveedores que de buena fe hayan denunciado o señalado expresamente, actos contrarios a la cultura ética y de cumplimiento.
52. Es responsabilidad de Grupo CICADEHP S.C. implementar las medidas necesarias para evitar las represalias expresas o sutiles, entre esas medidas se encuentra la capacitación a todo el personal para asumir un verdadero compromiso contra las represalias y saber procesar la retroalimentación o desacuerdos de manera profesional y ética.
53. Las represalias serán reportadas e investigadas de acuerdo con el Procedimiento de atención de inquietudes.

 

Fecha de revisión:  10/08/2023

Edición: 05